“Prosedur pertama yang harus mereka lakukan adalah harus membawa surat rekomendasi dari biro yang bersangkutan. Kemudian mengisi buku tamu dengan menyampaikan maksud dan tujuan. Setelah persyaratan memenuhi, kami bantu mencari arsip yang diinginkan. Mereka bisa milih apakah mau di-copy atau dipinjam. Apabila ingin dipinjam, ada form peminjaman yang harus diisi dengan tanda tangan dari peminjam dan petugas arsip yang telah diketahui oleh Kasubag TU dan Kepegawaian,” katanya.
Proses bermuaranya arsip hingga berada di Depo Arsip Setda Jabar berawal dari arsip in aktif yang berusia satu hingga dua tahun di unit pengolah, yakni biro-biro di lingkungan Pemprov Jabar. Menginjak tahun ketiga, arsip tersebut dipindahkan ke Depo Arsip Setda Jabar dan dipelihara selama 10 tahun. Setelah 10 tahun, barulah dipindahkan ke Dinas Perpustakaan Arsip Daerah (Dispusipda) Pemprov Jabar.
“Arsip itu memiliki daur hidup yang terdiri dari Penciptaan (create), Penggunaan dan Pemeliharaan (use and maintanance), serta penyusutan (disposal). Tahap penciptaan berada di unit pengolah, sementara pada tahap kedua dan ketiga telah berada di Depo Arsip. Pemeliharaan arsip membutuhkan tempat yang bersih, bebas dari hama biologis, dan suhu yang tidak terlalu lembab ataupun panas,” ujarnya.
Baca Juga:Polsek Cikarang Timur Amankan 2 Orang Pengedar GanjaAher Dorong Runner Up 1 Puteri Indonesia 2017 Asal Jawa Barat, Kampanyekan Nilai Cinta Lingkungan
Pemeliharaan arsip di Depo Setda Jabar sangat memperhatikan pengaturan penerangan, suhu ruangan, dan resistensi dari serangga-serangga. Sementara proses disposal terbagi lagi ke dalam tiga tahapan, yakni pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip.
“Ilmu yang kami miliki dalam pengelolaan arsip tentunya perlu disosialisasikan. Maka dari itu, kami melakukan kegiatan rutin setiap tahunnya seputar seminar, diskusi, dan pembinaan seputar kearsipan, baik di lingkungan sekretariat daerah ataupun biro-biro yang ada Pemprov Jabar,” pungkasnya. (hms/rls)