BANDUNG – Sejumlah perubahan signifikan terjadi terkait pengelolaan arsip di Setda Pemprov Jawa Barat tempo dulu dan sekarang.
Arsiparis Depo Arsip Setda Pemprov Jabar Iwan Suyatman mengatakan, arsip dahulu tidak terkelola dengan begitu baik, atau relatif tak sama dengan garis aturan yang ditetapkan.
“Sejak tahun 2000-an hingga beberapa tahun lalu. Depo Arsip seolah seperti gudang beras. Arsip ditaruh begitu saja tanpa dipilah yang mana kategori arsip dan non arsip. Kondisi seperti ini tidak seharusnya terjadi,” katanya di Depo Arsip, Selasa (21/03/2017).
Baca Juga:Polsek Cikarang Timur Amankan 2 Orang Pengedar GanjaAher Dorong Runner Up 1 Puteri Indonesia 2017 Asal Jawa Barat, Kampanyekan Nilai Cinta Lingkungan
Menurut dia, paradigma sekarang berubah dengan menilai arsip sebagai bahan pertanggungjawaban dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Tidak hanya itu, arsip menjadi bukti otentik untuk di kemudian hari apabila terjadi suatu hal yang tidak diinginkan.
“Sederhananya, arsip adalah rekaman informasi atau benda mati yang memiliki nilai historis. Maka dari itu, kami tidak menyepelekan keberadaan arsip ini. Kami dengan rekan-rekan di Depo Arsip terus berbenah diri untuk bersama-sama menata arsip sesuai dengan kaidah perundangan, yakni UU No 43 tahun 2009 tentang kearsipan, PP No 28 tahun 2012 mengenai pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 Tentang karsipan, dan Perda no 18 thn 2011 tentang penyelenggaraan kearsipan,” katanya.
Berawal niat kuat, kru di Depo Arsip Setda Pemprov Jabar mulai membenahi arsip-arsip yang masih berserakan di tahun 2016. Pekerjaan yang sekiranya dinilai orang kurang menantang, kotor, dan tidak begitu penting, nyatanya stereotip tersebut tidak berlaku. Justru orang-orang yang detail, profesional, dan dengan keilmuan kearsipan yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip.
“Awalnya kami melakukan penataan dari segi sarana seperti posisi rak, pemilahan arsip dan non arsip. Non arsip dimusnahkan dengan cara dicercah. Sementara arsip diklasifikasi sesuai masalah (subyektif) dan digolongkan berdasarkan biro. Klasifikasi kami berdasarkan nomor 000 hingga 900. Pemberian klas arsip sesuai peraturan dari Kemendagri. Setelah diklasifikasi, dimasukkan ke dalam box. Barulah setelah itu dibuat daftar arsip, ditata ke dalam rak, dan diberi label,” katanya.
Kebutuhan Arsip
Setiap minggunya terdapat dua hingga tiga kali dari biro yang membutuhkan arsip. Biro yang paling banyak melakukan pencarian arsip yakni Biro Hukum, Organisasi, dan Keuangan.